Voor welke taken kan ik rekenen op syndicus Verhelst Beheer?

Administratief beheer

• Organiseren van en notuleren tijdens de verplichte jaarlijkse statutaire Algemene Vergadering van de Vereniging van Mede-Eigenaars. Tijdens deze vergadering worden beslissingen over het gebouw in samenspraak met andere mede-eigenaars genomen. De syndicus modereert de vergadering en volgt de correcte uitvoering van de genomen beslissingen op.
• Opstellen van een huisreglement en het bijhouden van alle archieven en basisgegevens van het gebouw en deze ter beschikking stellen van de eigenaars. Bij syndicus Verhelst beheer stellen we deze basisdocumenten en persoonlijke afrekeningen online beschikbaar zodat u ze met uw persoonlijke eigenaarslog-in altijd gemakkelijk kan terugvinden en downloaden.
• De syndicus verzorgt alle briefwisseling met mede-eigenaars, bewoners en derden wanneer deze uit naam van de VME wordt verstuurd.

Contactpersoon

• De syndicus treedt op als contactpersoon voor alle mede-eigenaars en bewoners van een pand, maar hij is ook het aanspreekpunt van de VME voor derden. Zo heeft de syndicus contact met verzekeringsmakelaars, toeleveringsbedrijven, onderhoudsfirma’s, controle-organismen, personeel en overheidsinstanties.Uiteraard zorgt de syndicus ook voor een efficiënte en open communicatie tussen de verschillende eigenaars.
• De syndicus is de enige handtekeninggerechtigde persoon voor contracten op naam van de VME.
• De syndicus volgt alle werkzaamheden van derden en buitenstaanders voor de VME op en bezorgt een evaluatierapport van alle werkzaamheden tijdens de Algemene Vergadering.

Financieel beheer

• De syndicus is geen boekhouder, maar zorgt wel als een goed huisvader voor een gezond financieel beheer. Hij voorziet ook de nodige financiële reserves voor de toekomst.
  • bankrekeningen en facturen verzamelen
  • beheren van de zicht- en spaarrekening van de VME en betalingen aan de gemeenschappelijke rekening ontvangen of uitgaande betalingen uitvoeren
  • invorderen van verschuldigde bedragen
  • bijhouden van de dubbele boekhouding voor alle gebouwen
  • uitwerken van een financieel plan (voorschotten, samenstellen reservekapitaal) en financiële rapportage met jaarlijkse balans en begrotingen aan de VME

• Op geregelde tijdstippen zal de syndicus het gebouw bezoeken om de staat ervan te evalueren en eventueel dringende onderhoudswerken op te lijsten. Hij komt ook ter plaatse om externe firma’s te ontvangen en hun werkzaamheden op te volgen.
• Voor niet-dringende herstelwerken kan de syndicus enkel handelen na expliciete toestemming van de VME tijdens een Algemene Vergadering. Urgente en noodzakelijke ingrepen, kan de syndicus wél meteen laten uitvoeren.

Aansprakelijkheid

• Als professioneel syndicus verzekert Verhelst Beheer u niet alleen een vakkundige service, we hebben ook een aansprakelijkheidsverzekering om alle werkzaamheden correct, veilig en zonder risico uit te voeren.

Bovenvermelde taken zijn een opsomming van de meest courante en wettelijk voorziene taken van de syndicus.

U kan uw syndicus echter ook inschakelen voor bijkomende diensten en om bijvoorbeeld geschillendossiers voor te bereiden voor advocaten, personeelsleden aan te werven, schadegevallendossiers voor de verzekering op te volgen of om bijvoorbeeld te assisteren bij de verhuur of verkoop van uw pand.

Bij Verhelst Beheer beschikken we daarvoor trouwens over een eigen vastgoedservice die de verkoop en verhuur van uw panden vakkundig en met de grootste zorg aanpakt.

Bij Verhelst Beheer overlopen we steeds het wettelijke takenpakket én de mogelijke extra opdrachten in detail wanneer we een offerte opstellen voor syndicus activiteiten. We werken altijd een voorstel op maat uit om een volledige en volwaardige dienstverlening op maat van het gebouw en van uw wensen te garanderen.

Kom gerust langs in een van onze kantoren om vrijblijvend onze dienstverlening en de bijhorende tarieven te bespreken.